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        學會用表格管理客戶,做業務輕松許多!

        service 外貿學堂 593 次瀏覽 沒有評論

        導讀:

        外貿業務員在工作一段時間或者說開發了一定數量的客戶后,會發現客戶資料越來越多,越來越亂。客戶資料雖然有分類但是不科學,沒有區分主次,導致很多客戶跟進不及時,效果不明顯,最終流失。

        因此做好客戶資料整理是特別重要的一件事,正所謂磨刀不誤砍柴工。其實我們做外貿大部分時間也是在分析客戶,然后精準定位跟進客戶。如果能夠系統的,有序的做好客戶資源管理,不僅可以提高我們的效率,還能清楚地了解客戶,維護客戶關系,理順跟進情況,從而提高成單率。那怎樣進行客戶資料管理呢?這就是本文接下來的內容。

        學會用表格管理客戶,做業務會輕松許多!

        首先我們要思考哪些客戶資料是需要整理的:

        客戶公司信息;聯系人信息;訂單跟進情況信息;樣機信息;總訂單記錄信息等等。確定好這些所需要的信息后,我們就可以從資料的整體和局部關系問題分析,確定管理的整體思路。

        客戶資料的整體和局部關系:

        對于個別客戶,它的基本信息和業務明細,建議不要放在同一個表格中,分開成多個表格。可以分成如下幾個表格:聯系人表格,客戶公司信息表格,客戶跟進表格,客戶購買記錄表格,客戶國家信息表格等等;

        對于多個客戶,按照等級分類,可分為ABCD等級歸類;這樣方便區分和記錄。但是這些表格不是完全獨立的,而是依據客戶內在地聯系在一起,是一個整體。這些單獨表格整合在一起能夠方便我們了解一個客戶的全部信息。

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        現在我們來看看具體實際操作:

        將客戶分為A(貴賓客戶) B(種子客戶) C(潛在客戶) D(中斷客戶)四個等級。

        A類客戶是指每年穩定返單,并且訂單量大的客戶;

        B類客戶是指行業內的優質品牌商,有過合作但是沒有穩定返單的客戶;

        C類客戶是我們所在行業待開發的客戶;

        D類客戶是指訂單在進行但是量小或不穩定客戶;

        四類每一類建一個文件夾。客戶文件夾名字可以這樣編號:區域+國際+客戶縮寫,像: 歐洲+德國+Fakir,歐洲德國客戶Fakir,這樣我們就可以建立這個客戶的資料管理表格了。

        一、 聯系人信息表

        包含認識客戶途徑(例如通過展會,社交方式facebook, linkedin等認識);

        職位,這樣利于我們和客戶談判的方式,因為不同職位權限不同。比如采購助理他是沒有決策權的,和他接觸時我們需要表現出我們理解他需要報告給上級,給他提供全方面的資料,最佳合作方案。這樣會讓客戶感覺我們就是他的同事,一起服務好他的上級,不給他添麻煩;

        職業生涯,通過社交工具如linkedin 了解客戶的工作經歷,判斷客戶對這個行業的了解程度。宗教信仰,興趣愛好,來中國頻率等等,我們可以通過facebook等多去了解,這樣方便我們可以和客戶有話題聊,在和客戶用餐時也可以避免他們的禁忌;

        通過來中國的頻率也可以判斷客戶對中國的了解程度,比較頻繁側面反映出客戶公司經常有和中國的業務往來,相反沒有來過或者第一次從中國采購的,我們可以在報關時給客戶提供幫助,讓客戶放心。最后是客戶郵箱,電話,傳真,skype 等基本聯系方式。

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        二、客戶公司信息表

        可以通過客戶網站分析知道客戶公司的基本情況,比如成立的年限,主營產品,公司優勢等,組織架構,銷售方式。

        我們也可以問問聯系人關于他們公司的情況,尤其是見面時客戶展示他們公司的PPT,及時記錄有效信息。從網站分析產品,best seller 到new products, 我們都要去分類,看看客戶新產品“新”體現在哪,我們是否可以生產滿足。Best seller有什么賣點,結合我們對行業的了解,看是否能知道其供應商。通過客戶的新聞News去了解客戶近期發生的重大事件。

        三、客戶國家信息表

        對客戶和其公司了解后,我們還需要對客戶所在的國家建立檔案。我們需要去關注這個國家的經濟水平,政治文化,法律法規,消費特征,旅游資訊等。

        比如節日,大家都知道的穆斯林齋月節,我們需要提前去預防節日帶來的不方便。例如南非黑人國家喜歡閃亮閃亮的東西,而美國覺得很閃的東西檔次顯得低,所以他們喜歡啞光的表面處理工藝,因此國外的差異也是需要我們去收集整理。

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        四、客戶跟進表

        這個跟進表可分為等級客戶跟進表及優先客戶跟進表。

        對于潛在客戶或有意向客戶,我們需要對同等級的跟進情況做簡單記錄,例如初次報價時間,報價數量,單價等等,可以理解為跟進歷史存檔和跟進日程提示。

        前面的“等級客戶跟進表”記錄的對象就如沙子,而“優先客戶跟進表”記錄的對象就是從沙淘出來的金。也就是從上面挑出來很有可能成單客戶,屬于重要但不緊急,高回報的客戶,是我們需要花時間和精力去跟進的對象。報價時間,數量,單價,交貨期,客戶要求,每一次聯系的大概內容等等我們都必須記錄。

        五、訂單執行情況表

        訂單執行情況表是目前正在進行的訂單,是跟進客戶的關鍵環節,關系到整個外貿流程是否能順利走完,既重要又緊急,需要我們高度重視。

        每一個流程的節點在哪,進行的如何都是我們需要更新以便去掌控避免突發情況。如我們給工廠的交貨期,工廠回復的交貨期,原料采購期,生產進度,船公司給的船期等。對于一些老外貿人員來說可能同時跟進幾個訂單,這個表格的作用更重要。

        當然我們也可以把正在跟進的樣品單也放在此表格一起。

        六、樣機,訂單記錄表

        送樣成單后,我們也還是需要去整理客戶的年訂單量。

        可以將所有成單客戶放在同一個表格,按照年份不同記錄在一個sheet中,記錄客戶每一個客戶每一單的出貨時間,到港日期,付款方式,訂單單價,數量,總額,銷售情況記錄。 這樣我們便可以從表格中去判斷客戶大概的采購月份,參考銷售情況去適時催客戶翻單。

        樣機記錄表會稍有不同,但是同樣重要,客戶詢問了樣品,說明他還是對我們的產品感興趣的。除了基本的數量,交期,是否免費情況等,對于有些有特殊功能區分的,我們需要把功能,顏色,特殊規格記錄清楚,因為這些都涉及到大貨,我們需要從一開始就杜絕錯誤,讓客戶放心。

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        整理完這些表格后,是不是感覺思路清晰了很多?外貿其實不是悶著頭去開發客戶,開發了客戶后我們需要去整理,分析挖掘有質量的客戶,理清思路,將日常工作適度流程化,達到事半功倍的效果。

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